Problemlere Çözüm Üretmede E5 Yaklaşımı

E5: Expand, Examine, Emphatize, Elevate, Envision

HBR’ın yeni sayısında yer alan ve Julia Bender ile Michael D. Watkins tarafından yazıya dökülen “To Solve a Tough Problem, Reframe It” başlıklı makalede, şirketlerin kompleks bir problemle karşılaştığında içgüdüsel olarak direkt çözüm üretme arayışına girdiği ancak bunun yeni problem türleri için veya problemin ne olduğu tam olarak belli olmadığı durumlarda başarısızlığa yol açacağı belirtiliyor.

Bu sav, orta ve büyük ölçekli şirketlerde 350 karar verme sürecinin incelendiği bir çalışmayla destekleniyor. İncelenen süreçlerin yarısından fazlasının hedeflenen sonuçları elde edemediği, bunun ana sebebinin ise zaman baskısı/kısıtı nedeniyle, problemleri irdelemeye ve karmaşıklıkları ortaya çıkarmaya yeterince odaklanılmaması olduğuna dikkat çekiliyor.

Çözüm aşamasına doğrudan geçilmemesi gerektiğini vurgulayan yazarlar, 5 adımdan oluşan E5 isimli bir problem çözme yaklaşımını ortaya atıyor. Önerilen bu yöntemin örnek bir vaka üzerinden uygulamasına da yer verilen makalenin bir özetini ve E5 yaklaşımıyla ilgili notlarımı aşağıda derledim.

Faydalı olması dileğiyle, keyifli okumalar…

Şirketler, çözüm üretmeden önce sorunu analiz etmeye yeterince zaman ayırmıyorlar. Doğrudan çözüm arayışına girmek, takımların inovatif çözümler tasarlama yetkinliğini de kısıtlıyor.

Makalenin yazarları; şirketlere, problemlere farklı açılardan bakarak sorunları anlamaya ve tanımlamaya daha fazla zaman ayırmasını öneriyor. Bunu yapmak için ise beş adımdan oluşan bir E5 yaklaşımını öneriyorlar.

1. Expand: Problemi farklı açılardan inceleyin.

• Önyargıları bir kenara bırakın.
• Farklı bakış açılarına ve deneyime sahip, “çeşitliliği” yüksek bir takım kurun.
• “İmkan olsaydı…” ve “Nasıl yapabiliriz” sorularını sorarak geleneksel problem çözme yaklaşımına meydan okuyun.
• Farklı açılardan bakarak “problem çerçeveleri” oluşturun.
• Varsayımları ve kör noktaları belirleyerek yetersiz ve önyargılı sonuçlara ulaşma riskini azaltın.

2. Examine: Kök nedenleri tespit edin.

• Problemin derinleştirildiği adımdır.
• Kapsamlı bir analiz için ekibin yapacağı açık tartışmalar ve iş birlikçi araştırmalar kritiktir.
• Buzdağı modeli adı verilen, görünür olan ve olmayan unsurları inceleyen yöntem, kök nedenleri irdelemek için idealdir. Görünür etkilerin yanı sıra bunları tetikleyen davranış kalıpları, arka plandaki sistemik yapılar ve yerleşik düşünceler irdelenir ve problemin kök nedenleri araştırılır.

3. Empathize: Ana paydaşların bakış açılarını dikkate alın.

• Problemden en çok etkilenen paydaşlar olarak çalışanlara, müşterilere, yatırımcılara, tedarikçilere odaklanılan adımdır.
• Amaç; paydaşların konu hakkında düşüncelerini, nasıl davrandıklarını ve ne istediklerini anlamaktır. Etkilenme düzeyine göre paydaşları listeleyin, rol, demografi, davranış kalıbı, motivasyon kaynağı ve hedefleri açısından en önemli paydaşlara odaklanın. Bu paydaşların problemi nasıl tanımladıklarını (söylediklerini), ne düşündüklerini, hissettiklerini ve yaptıklarını belirleyeceğiniz “empati haritaları” oluşturun. Empati haritalarını analiz ederek ağrı noktalarını, tutarsızlıkları ve kalıpları arayın.

4. Elevate: Problemi geniş bir bağlama yerleştirin.

• Probleme kuş bakışı bakılarak bağlı konular ve etkileri ortaya konur.
• Bunu yapabilmek için problemi farklı başlıklarda (çerçevelerde) üst perdeden inceleyecek “dört çerçeve modelinin” kullanılması öneriliyor. Bu modeldeki çerçeveler; yapısal, insan kaynakları, politik ve sembolik olarak isimlendiriliyor.
• Yapısal çerçevede şirket içindeki koordinasyon, süreçler, kurallar, prosedürler gibi başlıklarda bir sorun olup olmadığı ele alınır.
• İnsan kaynakları çerçevesinde şirketin en önemli varlığı olan insan kaynağına, ilişkilere ve sosyal dinamiklere odaklanılır. Takım çalışması, liderlik, çalışan motivasyonu, bağlılık, profesyonel gelişim imkanları gibi konuların probleme etkileri incelenir.
• Politik çerçevede; şirketler paydaşların kaynaklar için mücadele ettiği, kararları etkilemek için gerekirse güç mücadelelerine giriştiği arenalar olarak görülür. Bu başlıkta gücün nasıl dağıtıldığı, kullanıldığı ve güç için nasıl mücadele edildiği ortaya çıkarılır, varsa sorunlu alanlar tespit edilir.
• Sembolik çerçevede şirket içerisinde kabul gören değerlerin, paylaşılan değerlerin önemi ortaya konur ve probleme etkisinin olup olmadığı araştırılır.

5. Envision: Hedeflenen çıktıya giden yol haritasını oluşturun.

• Problemi çerçeveleme süreçlerinin tamamlanmasıyla çözüm tasarlama aşamasına geçilir.
• Önceki aşamalarda edinilen içgörüler sentezlenir ve hedeflenen çıktı için ortak bir vizyon oluşturulur.
• Yazarların problemlere çözüm üretmek için önerdikleri yöntem ise backcasting.
• Öncelikle ulaşmak istediğiniz hedefi net biçimde tanımlayın.
• Bu amaca ulaşmak için kısa ve uzun vadede kritik kilometre taşlarını belirleyin.
• Ardından her bir kilometre taşı için sizi hedefinize yaklaştıracak stratejileri ve müdahale noktalarını belirleyin (bunlar süreçlerdeki, politikalardaki, teknolojideki ve davranışlardaki değişiklikler olabilir).
• Yapacağınız çalışmaları, sıralanmış ve önceliklendirilmiş bir aksiyon planına dönüştürün ve planınızı uygulamak için gerekli olan zaman, bütçe, personel gibi kaynaklarınızı dağıtın.
• Son adımda ise gelişiminizi izleyin. Çıktılar, geri bildirimler ve değişen koşullar doğrultusunda planınızı gözden geçirmeye her zaman hazır olun.
• Yazarlar bu yaklaşımın; ekibin önceki fazlarda edindiği içgörüleri uygulama çabalarının somut bir hedefe yönelik olmasını sağlayacağını vurguluyor.

Kaynak: https://hbr.org/2024/01/to-solve-a-tough-problem-reframe-it